在中小企业的会计实务工作中，时常会遇到一些公共费用的分摊问题。比如：同一项费用需要在二个或二个以上的企业之间分摊，或者同一项费用需要在同一企业的不同分支机构之间分摊等。由于这些公共费用取得时只能有一个企业或机构能取得合法的原始凭证，而且这个企业或单位应当负担的费用金额又与原始凭证的票面金额不符，然而同时需要在几个企业或单位中进行会计处理，显得有些依据不足，尤其是对那些会计新手来说更不知如何处理。笔者结合工作实际，谈谈公共费用分摊的会计处理。
一、利用费用分割单进行分割的会计处理方法
这种方法的基本思路是：由一个企业或单位垫付资金，从提供资产、劳务的单位或个人手中获得原始凭证后，编制费用分割单一式多份(每个费用承受单位一份)，按既定的标准(如：协议约定的比例、工作量分配标准等)分配各承受单位应分担的金额，再由各承受单位签名并盖章确认;垫付资金的企业或单位留存从提供资产、劳务的单位或个人手中获得的原始凭证，并以其和费用分割单一并作为依据编制会计凭证，进行会计处理;其他费用承受企业或单位以从提供资产、劳务的单位或个人手中获得的原始凭证的复印件和费用分割单作为依据编制会计凭证，进行会计处理。费用承受企业以上述依据编制会计凭证：借：管理费用等相关科目，贷：银行存款等科目。费用分割单基本格式如下：
费用分割单
编制单位： 所属时期： 年 月 单位：元
应分割费用 费用分割情况 承受单位签名
序号
比重
费用名称 单位 数量 单价 金额 承受单位 金额
(%)
1
2
……
合计
编制单位签名： 制单：
注：编制单位为费用取得的原始凭证存放单位，以其原始凭证和本分割单为依据编制记账凭证;承受单位为编制单位以及其他应分担费用的单位，除编制单位以外的承受单位以费用取得的原始凭证复印件和本分割单为依据编制记账凭证。
例如：甲、乙两企业合租A厂区从事生产经营活动，如果厂区业主只对甲签订租赁合同，而且只对甲提供租金凭证的情况下，就可以采用此方法分摊租金费用。即：甲企业根据与乙企业的约定并按约定的方法填制费用分割单，经两企业签名盖章后分别按上述方法进行会计处理。
这种方法的特点是：费用来源及原始金额明确，费用划分标准公开，便于承受单位理解和接受。但对于费用承受单位不在同一个地区或者分摊的费用以及涉及增值税的抵扣时这种方法不完全适用。
二、分别收入与支出的会计处理方法
虽然会计制度与税收制度已经分离，但在具体操作时也有必要作相应的衔接。由于费用承受单位不在同一地区，有关监督部门不便按费用分割单对其费用进行查证确认，采用费用分割单的形式进行费用分摊就不适合;又由于我国增值税采用按票扣税的办法扣抵进项税，而且采用电子税控系统验证扣税，对于增值税一般纳税人来说，按费用分割单的办法分摊费用无法进行正确的进项税额抵扣。基于这些原因，费用分摊可以采取分别收入与支出的会计处理方法。这种方法的基本思路是：费用主承受单位将应分摊给其他单位的费用作为本单位的一种兼营业务来处理，即：由一个费用主承受企业或单位垫付资金，从提供资产、劳务的单位或个人手中获得原始凭证后，将其全额作为支出处理，再按其他承受单位应分摊的金额分别承受单位开出发票作为收入，其他费用承受单位按主承受单位所开发票作为支出处理的依据进行会计处理。
用这种方法分摊费用时，费用主承受单位的会计处理是：以提供资产、劳务的单位或个人提供的原始凭证为依据，按本企业或单位应负担的金额，借记相关费用科目，按应分摊给其他费用承受单位的费用金额，借记“其他业务支出”科目，按票面注明的增值税，借记“应交税金——应交增值税(进项税额)”科目，按原始凭证价税总金额，贷记“银行存款”、“现金”或“应付账款”科目;按开给其他费用承受单位发票上的价税合计，借记“银行存款”、“现金”或“应收账款”科目，按适用税率应计的税额，贷记“应交税金——应交增值税(销项税额)”科目，按应分摊给其他费用承受单位负担的费用金额，贷记“其他业务收入”科目。其他费用承受单位按主承受单位开具的发票上的费用额，借记相关费用科目，按票面注明的增值税借记“应交税金——应交增值税(进项税额)”科目，按价税合计，贷记“银行存款”、“现金”或“应付账款”’科目。
例如：甲、乙两企业为增值税一般纳税人，合租A厂区从事生产经营活动，如果两企业共用一套供电设备，供电部门只有甲企业的用电登记，并仅对甲企业开具增值税专用发票时，就适应本办法分摊费用。即：当甲企业从供电部门取得增值税专用发票时作为本企业的会计处理依据，同时根据与乙企业的约定并按约定的金额向乙企业开出增值税专用发票，两企业按上述会计处理方法分别进行会计处理。
这一方法的特点是：适应于费用承受单位设在不同地区的费用分摊，同时可以正确计算和抵扣增值税进项税额。但费用主承受单位需要垫付资金，并将应分摊给其他单位的费用作为本单位的一种兼营业务来处理，主承受单位不易按受，而且与实际业务有偏离。
三、分别费用承受单位开票的会计处理方法
提供资产、劳务的单位或个人，能够分别按费用承受单位开票时，由提供资产、劳务的单位或个人分别费用承受单位开立票据，费用承受单位据以作为会计处理的依据，借记相关费用科目，贷记“银行存款”或“现金”等科目。这一方法适用于提供资产、劳务的单位或个人所提供的资产、劳务能可靠地计量，同时易于在不同费用承受单位中划分，而且提供资产、劳务的单位或个人愿意配合开票的情形。
例如：甲、乙两个企业同时参加一个商品展示会，合租了一个摊位，摊位费为10万元，甲、乙协商各负担50%，展览馆同意分别开出发票时，适应本办法分摊费用。即：由展览馆分别甲、乙两企业开出发票，甲、乙两企业据以进行会计处理。
这种方法的特点是：简便、直接，不存在垫付资金和费用承受单位之间的支付业务，各自持应分担份额的票证作为会计处理依据。但是，在很多情况下是不可能取得各自份额票证作为入账依据的，比如在同一厂区或同一生活区没有分别安装计量仪器的水费、电费等，提供资产、劳务的单位或个人无法取得各自应分担份额的证据，而且像供水、供电部门对其客户是实行户名登记制度，不可能将登记的一个户名开出几个户名的发票。
四、直接由费用承受单位支付各自应分担费用的会计处理方法
有些费用看起来是一种公共费用，但其实是可以分别受益单位支付的，在这种情况下采用直接支付的方法较为直观。这种方法的基本思路是：按照费用承受单位的约定，各自承担应负担的费用金额或项目，并支付相应的费用金额，分别从提供资产、劳务的单位或个人手中取得凭据，各自进行会计处理，借记相关费用科目，贷记“银行存款”或“现金”等科目。
例如：甲、乙两企业由于同租一个厂区从事生产经营活动，共聘请保安人员5人，根据甲、乙双方的约定由甲聘请3人，由乙聘请2人，并各自负担所聘人员的工资及费用，就适应本办法进行会计处理。即：3人的工资、费用在甲企业报销，2人的工资费用在乙企业报销。
这种方法的特点是：简便、直接，不存在垫付资金和费用承受单位之间的支付业务，但这种方法的适用范围较小。 |
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